Stand: Juni 2026 · gültig ab: 08.07.2026 · zuletzt geändert: 08.06.2026
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website:
Mailtory
Inhaber: Felix Münch
Sankt Michael 57
91056 Erlangen
Deutschland
E-Mail: info@mailtory.de
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO vorliegt. Wir geben keine Daten an Dritte weiter, soweit dies nicht ausdrücklich angegeben oder gesetzlich erforderlich ist. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert, kein US-Cloud-Anbieter, kein Drittlandtransfer.
Bei jedem Zugriff auf unsere Website speichert der Webserver automatisch folgende Daten:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb). Server-Logs werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht.
Unser Hosting wird bereitgestellt durch: netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe sowie ZAP-Hosting GmbH & Co. KG, Hafenweg 8, 48155 Münster. Beide Anbieter haben ihren Sitz in Deutschland; mit beiden besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
Wenn ihr das Anfrageformular auf unserer Website ausfüllt, verarbeiten wir folgende Daten:
Diese Daten werden per E-Mail an unser Team weitergeleitet und dienen ausschließlich der Bearbeitung eurer Anfrage und der Kontaktaufnahme im Rahmen der Vertragsanbahnung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde, spätestens nach 12 Monaten.
Unsere Website verwendet eine selbst entwickelte, minimalistische Analysefunktion, die ausschließlich auf unseren eigenen Servern in Deutschland betrieben wird. Es werden lediglich aggregierte Seitenaufrufe erfasst, ohne Cookies, ohne persistente Nutzerkennung und ohne Weitergabe an Dritte. Eine Zuordnung zu einzelnen Personen ist nicht möglich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer Website).
Unsere Website verwendet folgende Arten von Cookies (kein Google Analytics oder andere US-amerikanische Dienste):
Wir verwenden keinen Google Analytics oder andere US-amerikanische Tracking-Dienste. Einwilligungen werden im lokalen Speicher eures Browsers gespeichert (localStorage). Es findet keine Übertragung dieser Daten an externe Server statt.
Wenn ihr Mailtory als E-Mail- und Verwaltungsplattform nutzt, verarbeiten wir in eurem Auftrag personenbezogene Daten eurer Vereinsmitglieder. Mailtory tritt dabei als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO auf.
Folgende Daten werden im Rahmen der Diensterbringung verarbeitet:
Rechtsgrundlage für die Auftragsverarbeitung: Art. 28 DSGVO in Verbindung mit dem zwischen den Parteien geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Der AVV ist fester Bestandteil des Nutzungsverhältnisses und wird euch bei der Einrichtung bereitgestellt.
Als Verantwortlicher für eure Mitgliederdaten bleibt der Verein selbst zuständig. Wir stellen die technische Infrastruktur bereit und handeln ausschließlich nach euren Weisungen.
Als Anbieter von E-Mail-Diensten unterliegen wir dem Fernmeldegeheimnis gemäß § 3 TTDSG. Wir versichern, dass wir E-Mail-Inhalte ausschließlich für die Erbringung des Dienstes verarbeiten, keine Kenntnisnahme von Inhalten außer für technische Zwecke erfolgt und keine Weitergabe von E-Mail-Inhalten an Dritte ohne eure Einwilligung oder gesetzliche Verpflichtung stattfindet.
Vereinsadmins können ihren Account jederzeit eigenständig vollständig und datenschutzkonform löschen. Die Funktion ist in Systory unter Vereinsverwaltung → Verein löschen erreichbar. Vor der endgültigen Löschung empfehlen wir, einen vollständigen Datenexport zu erstellen (verfügbar unter Einstellungen → Datenexport).
Die Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden. Nach Bestätigung mit dem Vereinsnamen wird die Löschung sofort eingeleitet.
Bei Löschung eines Vereinsaccounts (durch den Vereinsadmin selbst oder durch Mailtory bei Vertragskündigung/Inaktivität) werden die Daten wie folgt behandelt:
deleted_mailboxes) vorgehalten und danach endgültig bereinigt.Zur Sicherstellung der DSGVO-Nachvollziehbarkeit und für interne Revisionszwecke speichert Mailtory folgende Minimaldaten nach der Löschung:
deleted_mailboxes-Tabelle, maximal 30 Tage;Alle anderen personenbezogenen Daten (Postfachinhalte, Mitgliederdaten, Tickets, Dokumente etc.) sind nach der 30-Tage-Frist vollständig und unwiderruflich gelöscht.
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO ein:
Ihr habt folgende Rechte gemäß DSGVO:
Anfragen richtet an: info@mailtory.de. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.
Ihr habt außerdem das Recht, euch bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
www.lda.bayern.de
Wir geben eure Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Ausnahmen gelten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z.B. auf richterliche Anordnung) oder ihr ausdrücklich eingewilligt habt. Es findet kein Datentransfer in Länder außerhalb der EU/EWR statt.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslage, Dienste oder Verarbeitungsvorgänge anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite verfügbar. Das Datum des letzten Stands findet ihr oben.