Stand: 01. März 2026
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Mailtory (Einzelunternehmen)
Inhaber Felix Münch
Sankt Michael 57
91056 Erlangen
Deutschland
E-Mail: info@mailtory.de
Telefon: +49 9131 91866112
Der Schutz eurer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten eure Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TTDSG). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir euch über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website und unserer Dienste.
Unsere Website und alle Dienste werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gehostet. Es findet keine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR statt.
Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch Informationen in Server-Log-Dateien gespeichert:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung und Sicherheit unserer Website)
Speicherdauer: Diese Daten werden nach maximal 7 Tagen automatisch gelöscht.
Unsere Website verwendet Cookies ausschließlich für technisch notwendige Funktionen (z. B. „Angemeldet bleiben").
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technisch notwendige Cookies bedürfen keiner Einwilligung)
Anfragen über unser Kontaktformular werden gespeichert und verarbeitet.
Erhobene Daten:
Zweck: Bearbeitung der Anfrage und Kontaktaufnahme
Speicherdauer: Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach 12 Monaten, sofern kein Vertragsverhältnis entsteht.
Unser Verwaltungsportal Systory ist zentraler Bestandteil unseres Dienstangebots. Dort verwalten Nutzer ihre E-Mail-Dienste, stellen Support-Anfragen und sehen ihre Daten ein.
Bei Registrierung oder Vertragsschluss verarbeiten wir folgende Daten:
Vertragsdaten:
E-Mail-Verwaltungsdaten:
Login- und Sicherheitsdaten:
Über das Systory-Portal können Support-Tickets erstellt werden. Dabei werden erfasst:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
Speicherdauer: Tickets werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert und nach Kündigung innerhalb von 30 Tagen gelöscht.
Zur Erhöhung der Sicherheit bieten wir 2FA via E-Mail-Code oder Authenticator-App an.
Speicherdauer: Codes werden nach einmaliger Verwendung oder nach Ablauf (15 Minuten) automatisch gelöscht.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung des Vertrages erforderlich.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Gewährleistung der Sicherheit, Betrugsbekämpfung, technische Administration.
Stamm- und Vertragsdaten: Für die Dauer der Geschäftsbeziehung. Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt (i. d. R. 10 Jahre für Rechnungsdaten).
Nach Vertragsbeendigung: Alle Daten werden innerhalb von 30 Tagen vollständig gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Im Rahmen des E-Mail-Hostings verarbeiten und speichern wir umfangreiche Daten, um einen zuverlässigen E-Mail-Service bereitzustellen.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung des E-Mail-Hosting-Vertrages erforderlich.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): IT-Sicherheit, Fehleranalyse und Systemstabilität.
E-Mail-Inhalte: Gespeichert, bis der Nutzer diese aktiv löscht. Keine automatische Löschung, außer bei Vertragsbeendigung.
Backups: Tägliche Backups, aufbewahrt für maximal 7 Tage. Danach automatische Löschung.
E-Mail-Logs: Maximal 7 Tage, dann automatisch gelöscht.
Login-Protokolle (Webmail): 30 Tage.
Nach Vertragsbeendigung: Alle E-Mail-Daten werden innerhalb von 30 Tagen vollständig gelöscht.
Alle ein- und ausgehenden E-Mails durchlaufen automatisch einen Spam- und Virenfilter. Dabei werden Header, Inhalt und Anhänge automatisiert analysiert.
Zweck: Schutz vor Spam, Phishing, Viren und Schadsoftware
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Es werden keine Daten an externe Dritte übermittelt. Die Analyse erfolgt ausschließlich auf unseren eigenen Servern in Deutschland.
Als Anbieter von E-Mail-Diensten unterliegen wir dem Fernmeldegeheimnis gemäß § 3 TTDSG. Wir versichern:
Transportverschlüsselung: E-Mails werden grundsätzlich via TLS übertragen, soweit vom Gegenstellen-Server unterstützt.
Webmail: Zugriff auf Roundcube ausschließlich über HTTPS.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (z. B. PGP/GPG) liegt in der Verantwortung der Nutzer.
Bezüglich eurer bei uns gespeicherten Daten habt ihr folgende Rechte:
Sofern die Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Ihr habt das Recht, euch bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18, 91522 Ansbach
www.lda.bayern.de
Wir setzen umfassende technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein:
Eine Weitergabe eurer Daten an Dritte erfolgt nur:
Hinweis: E-Mails an externe Empfänger werden naturgemäß an deren Mailserver übertragen (technisch erforderlich). Wir nutzen keine externen Cloud-Dienste für die Verarbeitung von E-Mail-Daten.
Für den Betrieb unserer E-Mail-Infrastruktur setzen wir Hosting-Dienstleister in Deutschland ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen wurden. Alle Dienste werden auf Servern in Deutschland betrieben.
Auf unserer Website verwenden wir Umami, einen datenschutzfreundlichen Webanalysedienst. Umami sammelt ausschließlich anonymisierte Nutzungsdaten (Seitenaufrufe, Browsertyp, Besuchsdauer). Es werden keine personenbezogenen Daten gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand März 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Dienste oder geänderte gesetzliche Vorgaben kann es notwendig werden, diese Erklärung zu aktualisieren. Wesentliche Änderungen teilen wir euch rechtzeitig mit.