Stand: Juni 2026 · gültig ab: 08.07.2026 ·zuletzt geändert: 08.06.2026
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Leistungen, die Mailtory - Inhaber: Felix Münch - Sankt Michael 57 - 91056 Erlangen (nachfolgend „Anbieter") gegenüber Vereinen, Verbänden und vergleichbaren Organisationen (nachfolgend „Nutzer") erbringt.
Das Angebot richtet sich ausschließlich an eingetragene oder in Gründung befindliche Vereine mit Sitz in Deutschland. Eine Gemeinnützigkeit ist nicht erforderlich. Private oder gewerbliche Nutzung ist ausgeschlossen.
Der Anbieter ist unter der im Impressum angegebenen Anschrift erreichbar. Abweichende Bedingungen des Nutzers finden keine Anwendung, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.
Das Nutzungsverhältnis kommt zustande, wenn der Nutzer das Anfrageformular auf der Website ausfüllt und der Anbieter die Einrichtung des Zugangs schriftlich (per E-Mail) bestätigt.
Mit Absenden der Anfrage erklärt der Nutzer, diese AGB sowie die Datenschutzerklärung gelesen und akzeptiert zu haben. Der Anbieter ist nicht verpflichtet, eine Anfrage anzunehmen.
Im Rahmen des kostenfreien Grundpakets stellt der Anbieter folgende Leistungen bereit:
Folgende Addons können gegen gesondertes Entgelt hinzugebucht werden. Die Abrechnung erfolgt über das Guthabenkonto des Vereins (siehe § 3.3). Soweit nicht anders angegeben, werden monatliche Addons jeweils zum 1. eines Kalendermonats für den laufenden Monat abgerechnet:
| Addon | Preis | Abrechnung |
|---|---|---|
| API-Zugang (REST-API für eigene Integrationen) | 4,99 € | monatlich |
| Arbeitsstunden-Erfassung | 0,79 € | monatlich |
| Extra-Speicher (je Einheit) | 0,25 € | monatlich |
| Homepage-Baukasten (eigene Vereinswebsite) | 1,49 € | monatlich |
| Inventar- & Materialverwaltung | 1,19 € | monatlich |
| Mails abrufen (IMAP-Fetch, externe Postfächer) | 0,39 € | monatlich |
| Messtory, Team-Chat (Matrix, E2E-verschlüsselt) | 2,99 € | monatlich |
| Mitglieder-App (Progressive Web App) | 1,49 € | monatlich |
| Mitgliederausweise (Digital) | 0,79 € | monatlich |
| Protokoll-Assistent | 0,79 € | monatlich |
| Raumverwaltung & Buchung | 1,19 € | monatlich |
| SEPA-Lastschriftmandat-Verwaltung | 1,49 € | monatlich |
| Spendenbescheinigungen (digitale Erstellung) | 1,49 € | monatlich |
| DMARC-Reporting (grafische Auswertung) | 1,99 € | einmalig |
| Individuelle Vereinsanwendung (Entwicklungsauftrag) | 149,00 € | einmalig |
Der Anbieter ist Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG. Die ausgewiesenen Preise sind Endpreise, es wird keine Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen. Das aktuelle Angebot sowie etwaige Änderungen werden im Systory-Dashboard unter Einstellungen → Addons angezeigt.
Die Abrechnung kostenpflichtiger Addons erfolgt über ein Prepaid-Guthabenkonto (nachfolgend „Guthabenkonto"). Das Guthaben kann per Überweisung (SEPA-Banküberweisung auf das vom Anbieter mitgeteilte Konto), per PayPal oder über den Zahlungsdienstleister Mollie (u. a. Kreditkarte, Sofortüberweisung, iDEAL) aufgeladen werden. Die jeweils verfügbaren Zahlungsmethoden werden im Systory-Dashboard angezeigt.
Monatliche Addons werden jeweils zum 1. Werktag des Kalendermonats vom Guthabenkonto abgebucht. Einmalige Addons werden nach Aktivierung sofort abgebucht. Eine Rechnung bzw. ein Buchungsbeleg wird dem Verein im Systory-Dashboard unter Einstellungen → Abrechnung bereitgestellt.
Unterschreitet das Guthaben den für den nächsten Abrechnungszeitraum erforderlichen Betrag, wird der Verein per E-Mail informiert. Kann die Abbuchung nicht durchgeführt werden, werden die betroffenen Addons vorübergehend deaktiviert, bis das Guthaben wieder aufgeladen wurde. Während der Deaktivierung entstehen keine weiteren Kosten; die Daten bleiben erhalten.
Guthaben ist nicht übertragbar und wird im Falle einer Kündigung des Nutzungsverhältnisses nicht erstattet, es sei denn, die Kündigung erfolgt durch den Anbieter ohne Verschulden des Nutzers.
Monatliche Addons können jederzeit zum Ende des laufenden Kalendermonats gekündigt werden. Die Kündigung erfolgt selbstständig über das Systory-Dashboard unter Einstellungen → Addons. Nach der Kündigung bleibt das Addon bis zum Ende des bereits bezahlten Monats aktiv.
Einmalig abgerechnete Addons können nicht gekündigt werden; eine Erstattung des Einmalbetrags ist nach Aktivierung ausgeschlossen.
Der Anbieter ist berechtigt, einzelne Addons mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen einzustellen. In diesem Fall wird das für den verbleibenden Zeitraum bereits abgebuchte Guthaben anteilig erstattet.
Der Anbieter behält sich vor, den Leistungsumfang des kostenlosen Grundpakets mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen anzupassen. Wesentliche Einschränkungen werden per E-Mail an die hinterlegte Kontaktadresse mitgeteilt.
Der Nutzer verpflichtet sich:
Bei Verstößen gegen diese Pflichten ist der Anbieter berechtigt, den Zugang vorübergehend zu sperren oder dauerhaft zu beenden.
Das kostenlose Grundpaket umfasst insgesamt 5 GB Speicherplatz für Emails und Dokumentenuploads. Bei Überschreitung der Speicherquota kann der Empfang neuer E-Mails eingeschränkt werden. Der Nutzer wird rechtzeitig per E-Mail informiert.
Der Anbieter behält sich vor, bei missbräuchlicher Ressourcennutzung (z.B. Massenversand, automatisierte Anfragen) die Nutzung zu drosseln oder zu sperren.
Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Dienste von mindestens 99 % im monatlichen Durchschnitt an. Ausgenommen sind geplante Wartungsarbeiten, die nach Möglichkeit außerhalb der Hauptnutzungszeiten durchgeführt werden.
Geplante Wartungsfenster werden mindestens 72 Stunden im Voraus angekündigt. Bei ungeplanten Ausfällen informiert der Anbieter die Nutzer so schnell wie möglich.
Ein Anspruch auf permanente, ununterbrochene Verfügbarkeit besteht nicht. Der Anbieter haftet nicht für Ausfälle, die auf höhere Gewalt, Ausfälle vorgelagerter Infrastruktur (z.B. Internetprovider, DNS-Betreiber) oder Handlungen Dritter zurückzuführen sind.
Soweit der Nutzer personenbezogene Daten Dritter (z.B. Vereinsmitglieder) über die Plattform verarbeitet, tritt der Anbieter als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO auf.
Zwischen dem Anbieter und dem Nutzer wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen, der integraler Bestandteil dieser AGB ist. Der AVV wird dem Nutzer bei der Einrichtung des Zugangs bereitgestellt.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten des Nutzers durch den Anbieter sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb und Sicherheit der Dienste).
Der Nutzer bleibt als Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die rechtmäßige Verarbeitung der Daten seiner Mitglieder verantwortlich. Näheres regelt die Datenschutzerklärung.
Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.
Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), also solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht. In diesem Fall ist die Haftung auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.
Eine Haftung für den Verlust von Daten ist auf den Aufwand beschränkt, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Nutzer zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre. Der Nutzer ist verpflichtet, regelmäßige Sicherungen seiner Daten vorzunehmen, soweit dies technisch möglich ist.
Das Nutzungsverhältnis kann von beiden Seiten jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von 30 Tagen schriftlich (per E-Mail) gekündigt werden.
Der Anbieter ist berechtigt, das Nutzungsverhältnis fristlos zu kündigen, wenn der Nutzer:
Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seinen Account eigenständig über die Vereinsverwaltung vollständig und datenschutzkonform zu löschen. Vor der Löschung wird empfohlen, einen vollständigen Datenexport (verfügbar unter Einstellungen → Datenexport) zu erstellen.
Bei Beendigung des Nutzungsverhältnisses, ob durch Kündigung, Selbstlöschung oder Administratorentscheidung, werden folgende Daten gelöscht:
Ein Datenexport (E-Mails über IMAP, Vereinsdaten als ZIP-Archiv) ist bis zur endgültigen Löschung möglich, danach sind die Daten unwiderruflich gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen zu ändern. Änderungen werden per E-Mail an die hinterlegte Kontaktadresse mitgeteilt.
Widerspricht der Nutzer den geänderten AGB nicht innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe, gelten die Änderungen als akzeptiert. Auf dieses Widerspruchsrecht wird in der Änderungsmitteilung ausdrücklich hingewiesen. Im Falle des Widerspruchs ist der Anbieter berechtigt, das Nutzungsverhältnis zu den bisherigen Bedingungen fortzuführen oder zu kündigen.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters, sofern der Nutzer Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt diejenige wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.