Als Verein verarbeitet ihr Mitgliederdaten – das verpflichtet euch. Mailtory begleitet euch bei jedem Schritt: Verarbeitungsverzeichnis, Einwilligungen, Betroffenenanfragen und lückenloser Audit-Trail.
Jeder eingetragene Verein, der personenbezogene Daten seiner Mitglieder verarbeitet, fällt unter die DSGVO – unabhängig von der Größe. Mitgliederlisten, Beitragsdaten, Kommunikationsverläufe: das alles ist personenbezogen.
Die häufigsten Baustellen im Verein: fehlendes Verarbeitungsverzeichnis, keine dokumentierten Einwilligungen, Daten auf privaten Rechnern der Vorstandsmitglieder, US-Dienste ohne Auftragsverarbeitungsvertrag.
Alle DSGVO-Pflichten, die euren Verein betreffen – in einer Oberfläche.
Automatisch geführtes Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) – immer aktuell, exportierbar als PDF.
Digitale Einwilligungen mit Zeitstempel, Protokoll und Widerrufsfunktion. Nachweissicher für Behörden und Audits.
Auskunft, Löschung, Berichtigung, Widerspruch – strukturiert erfassen, zuweisen und fristgerecht (30 Tage) beantworten.
Lückenloser Nachweis aller Administrationsaktionen – wer hat was wann geändert? Unveränderlich, durchsuchbar.
Alle Daten auf eigener Hardware in Deutschland – kein US-Konzern, kein Drittlandtransfer, kein Patriot Act.
AVV mit Mailtory inklusive – fertig ausgefüllt, unterschrieben, abrufbar. Keine Extrakosten. Für individuelle Rechtsfragen empfehlen wir die Beratung durch einen Datenschutzexperten.
Wenn ein Mitglied Auskunft über seine gespeicherten Daten fordert, eine Löschung verlangt oder einer Verarbeitung widerspricht, habt ihr genau 30 Tage Zeit zu antworten. Mailtory zeigt euch offene Fristen in Echtzeit.
Jede Anfrage landet als strukturiertes Ticket, wird dem zuständigen Admin zugewiesen, und die Antwort wird automatisch protokolliert – nachweissicher für Behörden.
Niemand darf einfach E-Mails an Mitglieder senden oder Fotos vom Vereinsfest veröffentlichen, ohne eine rechtsgültige Einwilligung. Mailtory macht das Einholen und Protokollieren einfach.
Das Verarbeitungsverzeichnis listet alle Zwecke, für die ihr personenbezogene Daten nutzt: Mitgliederverwaltung, E-Mail, Ticketsystem, Buchhaltung. Es ist gesetzlich Pflicht – und bei Mailtory wird es aus eurer echten Nutzung automatisch generiert.
Wenn ihr ein neues Postfach anlegt, eine neue Funktion nutzt oder einen Dienstleister hinzufügt, aktualisiert sich das Verzeichnis von selbst. Kein manuelles Nachpflegen.
Art. 32 DSGVO fordert angemessene Sicherheit – diese TOMs erfüllt Mailtory standardmäßig.
Wir richten alles ein. Verarbeitungsverzeichnis, AVV, Einwilligungsformulare – strukturiert, nachvollziehbar, kostenlos. Mailtory ersetzt keine Rechtsberatung, macht sie aber seltener notwendig.
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