Als Verein verarbeitet ihr Mitgliederdaten, das verpflichtet euch. Mailtory begleitet euch bei jedem Schritt: Verarbeitungsverzeichnis, Einwilligungen, Betroffenenanfragen und lückenloser Audit-Trail.
Jeder eingetragene Verein, der personenbezogene Daten seiner Mitglieder verarbeitet, fällt unter die DSGVO, unabhängig von der Größe. Mitgliederlisten, Beitragsdaten, Kommunikationsverläufe: das alles ist personenbezogen.
Die häufigsten Baustellen im Verein: fehlendes Verarbeitungsverzeichnis, keine dokumentierten Einwilligungen, Daten auf privaten Rechnern der Vorstandsmitglieder, US-Dienste ohne Auftragsverarbeitungsvertrag.
Alle DSGVO-Pflichten, die euren Verein betreffen, in einer Oberfläche.
Automatisch geführtes Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO), immer aktuell, exportierbar als PDF.
Digitale Einwilligungen mit Zeitstempel, Protokoll und Widerrufsfunktion. Nachweissicher für Behörden und Audits.
Anfragen auf Auskunft, Löschung oder Berichtigung über das Ticketsystem erfassen und fristgerecht (30 Tage) bearbeiten.
Lückenloser Nachweis aller Administrationsaktionen, wer hat was wann geändert? Unveränderlich, durchsuchbar.
Alle Daten auf eigener Hardware in Deutschland, kein US-Konzern, kein Drittlandtransfer, kein Patriot Act.
AVV mit Mailtory inklusive, fertig ausgefüllt, unterschrieben, abrufbar. Keine Extrakosten. Für individuelle Rechtsfragen empfehlen wir die Beratung durch einen Datenschutzexperten.
Wenn ein Mitglied Auskunft über seine gespeicherten Daten fordert, eine Löschung verlangt oder einer Verarbeitung widerspricht, habt ihr genau 30 Tage Zeit zu antworten. Die 30-Tage-Frist ist gesetzlich vorgeschrieben.
Betroffenenanfragen lassen sich als Ticket erfassen und nachvollziehbar bearbeiten. Systory bietet außerdem einen eigenen DSGVO-Bereich, über den Vereinsmitglieder Datenkopien und Löschanträge direkt anfordern können.
Niemand darf einfach E-Mails an Mitglieder senden oder Fotos vom Vereinsfest veröffentlichen, ohne eine rechtsgültige Einwilligung. Mailtory macht das Einholen und Protokollieren einfach.
Das Verarbeitungsverzeichnis listet alle Zwecke, für die ihr personenbezogene Daten nutzt: Mitgliederverwaltung, E-Mail, Ticketsystem, Buchhaltung. Es ist gesetzlich Pflicht, und bei Mailtory wird es mit vorausgefüllten Einträgen gestartet, die zu eurer Nutzung passen.
Einträge für Mitgliederverwaltung, E-Mail-Kommunikation und Newsletter werden automatisch vorgeschlagen und können angepasst werden. Als PDF exportierbar für Behördenanfragen.
Art. 32 DSGVO fordert angemessene Sicherheit, diese TOMs erfüllt Mailtory standardmäßig.
Wir richten alles ein. Verarbeitungsverzeichnis, AVV, Einwilligungsformulare, strukturiert, nachvollziehbar, kostenlos. Mailtory ersetzt keine Rechtsberatung, macht sie aber seltener notwendig.
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