Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Vereine: So schützt ihr sensible E-Mails wirklich

Vereine verschicken mehr sensible Informationen per E-Mail, als man auf den ersten Blick denkt: Gesundheitsdaten von Sportler:innen, vertrauliche Vorstandsbeschlüsse, Konflikte im Ehrenamt, manchmal auch Fragen rund um den Kinder- und Jugendschutz. Für die meisten davon reicht die verschlüsselte Übertragung, die bei Mailtory ohnehin immer aktiv ist. Für die wirklich heiklen Fälle braucht es aber mehr: echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Was das genau bedeutet und wie ihr sie nutzen könnt, erklären wir hier.

Transportverschlüsselung vs. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Das wird oft durcheinandergebracht, ist aber ein wichtiger Unterschied:

• Transportverschlüsselung (TLS): Die Verbindung zwischen eurem Postfach und dem Mailserver, und zwischen den Mailservern untereinander, ist verschlüsselt. Niemand kann auf dem Übertragungsweg mitlesen. Das ist bei Mailtory für alle Postfächer Standard. Der Mailserver selbst kann die Nachricht aber technisch entschlüsseln und lesen, so wie bei praktisch jedem E-Mail-Anbieter.
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2E): Die Nachricht wird schon auf dem Gerät der Absenderin verschlüsselt und erst auf dem Gerät des Empfängers wieder entschlüsselt. Kein Mailserver, auch nicht der von Mailtory, kann den Inhalt jemals im Klartext sehen.

Für den normalen Vereinsalltag, Terminabsprachen, Mitgliederrundmails, Rechnungen, ist Transportverschlüsselung völlig ausreichend. Für besonders schützenswerte Inhalte lohnt sich der zusätzliche Schritt zu echter E2E-Verschlüsselung.

Wann sollte ein Verein wirklich verschlüsseln?

• Gesundheits- oder Verletzungsdaten von Mitgliedern, etwa im Sportverein
• Vertrauliche Personalthemen im Vorstand oder bei hauptamtlichen Kräften
• Kinderschutzkonzepte und damit verbundene Einzelfälle
• Sensible Finanzunterlagen vor der Weitergabe an Wirtschaftsprüfer oder Finanzamt
• Interne Konflikte, bei denen Vertraulichkeit besonders wichtig ist

Für alles andere ist der zusätzliche Aufwand meist nicht nötig, PGP macht den Mailverkehr etwas umständlicher, weil beide Seiten mitspielen müssen.

Das Grundprinzip von PGP, kurz erklärt

Der gängige Standard für E2E-verschlüsselte E-Mails heißt OpenPGP. Jede Person erzeugt sich ein Schlüsselpaar:

• Öffentlicher Schlüssel: Wird verteilt, jeder kann ihn kennen. Damit verschlüsseln andere Nachrichten an euch.
• Privater Schlüssel: Bleibt geheim und verlässt nie euer Gerät. Nur damit lassen sich die Nachrichten wieder entschlüsseln.

Wichtig zu wissen: Bei klassischem PGP bleibt die Betreffzeile meist unverschlüsselt sichtbar, verschlüsselt wird nur der Nachrichtentext samt Anhang. Für den Betreff also nie vertrauliche Details verwenden, etwa lieber "Vertrauliche Angelegenheit" statt eines Namens im Betreff.

So nutzt ihr E2E-Verschlüsselung schon heute mit eurem Mailtory-Postfach

Eure Mailtory-Postfächer funktionieren mit jedem gängigen IMAP/SMTP-Mailprogramm, deshalb lässt sich PGP schon jetzt einsetzen, am einfachsten mit Thunderbird:

1. Thunderbird installieren und euer Mailtory-Postfach einrichten (die Zugangsdaten findet ihr wie gewohnt unter E-Mail-Konten im Adminbereich, die automatische Konfiguration übernimmt Server und Ports)
2. In den Konto-Einstellungen unter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ein neues OpenPGP-Schlüsselpaar erzeugen, Thunderbird bringt das seit Version 78 fest eingebaut mit, keine Zusatz-Software nötig
3. Den öffentlichen Schlüssel mit den Personen austauschen, mit denen ihr verschlüsselt kommunizieren wollt, z.B. per Anhang oder Schlüsselserver
4. Sobald ihr den öffentlichen Schlüssel einer Person kennt, bietet Thunderbird beim Verfassen automatisch "Verschlüsseln" an

Auf dem Smartphone funktioniert das über Apps wie K-9 Mail/Thunderbird for Android in Kombination mit OpenKeychain, ebenfalls kostenlos.

Die größte Hürde: Schlüsselverwaltung im Ehrenamt

Technisch ist PGP gelöst, in der Praxis scheitert es in Vereinen oft an der Organisation, nicht an der Kryptographie:

• Vorstandswechsel: Legt fest, wie der private Schlüssel bei einem Amtswechsel sicher übergeben oder ein neuer Schlüssel für die Nachfolgerin erzeugt wird. Ohne Plan ist ein Schlüssel beim Rücktritt einer Person schnell verloren.
• Schlüsselverlust: Ohne privaten Schlüssel sind alte verschlüsselte Nachrichten unwiederbringlich verloren, das ist Absicht des Systems, nicht ein Bug. Ein Backup des privaten Schlüssels an einem sicheren, separaten Ort gehört deshalb zur Grundausstattung.
• Nicht alles verschlüsseln: Wenn jede Mail verschlüsselt wird, sinkt die Akzeptanz im Team schnell. Legt gemeinsam fest, welche Themen wirklich E2E brauchen, siehe die Liste oben.

Was als Nächstes bei Mailtory kommt

Wir arbeiten daran, OpenPGP direkt in den Mailtory-Webmailer zu integrieren, Schlüsselerzeugung und Verschlüsselung sollen dabei komplett im Browser stattfinden, sodass private Schlüssel Mailtory nie erreichen. Ziel ist, dass Vereine E2E-Verschlüsselung nutzen können, ohne dafür ein extra Mailprogramm installieren zu müssen. Ein festes Datum können wir dafür noch nicht nennen, aber wer schon jetzt mit Thunderbird startet, ist bestens vorbereitet und kann später nahtlos umsteigen.

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