Klare Fristen, mehr Fairness: Was sich bei Registrierung und Inaktivität ändert

Mailtory ist in der Einstiegsstufe kostenlos, und das geben wir gerne, weil wir wollen, dass sich möglichst viele Vereine eine ordentliche digitale Verwaltung leisten können. Damit das auf Dauer für beide Seiten gut funktioniert, darf es aber keine Einbahnstraße sein: Ein bisschen Mitwirkung, gerade bei der Einrichtung, muss dabei sein. Deshalb haben wir uns ein paar Stellen im Ablauf noch einmal angeschaut, an denen es bisher unnötig lange gedauert hat, bevor überhaupt etwas passierte, und gleichzeitig einen Weg eingeführt, der Vereinen, die es ernst meinen, spürbar mehr entgegenkommt.

Registrierung und Einrichtung: schneller statt endlos offen

Wer eine Registrierung beginnt, aber die E-Mail-Adresse nie bestätigt oder das Formular nie abschickt, bekommt jetzt zeitnah eine freundliche Erinnerung, statt wochenlang unbeachtet in unserer Warteliste zu stehen. Unvollständige Anfragen laufen nach einer Woche ab, immer mit vorheriger Erinnerung. Auch bei der Ersteinrichtung (Stammdaten, AGB) gilt: wer nicht reagiert, bekommt zwei Erinnerungen, bevor der Vorgang endet.

Der Effekt: Wer wirklich einen Verein bei uns anlegen möchte, ist damit in aller Regel innerhalb weniger Tage vollständig eingerichtet. Und eine Subdomain, die jemand mal angefragt, dann aber doch nicht genutzt hat, ist schneller wieder frei für den nächsten Verein, der sie sich wünscht.

Der Vereinsnachweis, und warum wir daran festhalten

Mailtory richtet sich an eingetragene oder in Gründung befindliche Vereine, nicht an Privatpersonen oder Unternehmen. Damit das im gegenseitigen Interesse aller Vereine bei uns auch so bleibt, bitten wir um einen kurzen Nachweis (eine Satzung oder ein Vereinsregistereintrag reicht völlig, Gemeinnützigkeit ist nicht nötig). Für neu registrierte Vereine gilt das von Anfang an: Mail und die meisten Funktionen sind erst freigeschaltet, sobald der Nachweis eingereicht und geprüft ist, das Dashboard und der Upload für den Nachweis bleiben in der Zwischenzeit immer erreichbar. Zwei Erinnerungen mit klarem Zeitplan sorgen dafür, dass das nicht untergeht, falls der Nachweis mal liegen bleibt.

Sobald der Nachweis eingereicht ist, geht die Freischaltung in aller Regel sehr schnell.

Neu: Ein fairer Weg für Vereine, die einfach mal pausieren

Der Punkt, der uns am wichtigsten war: Ein Verein, der seinen Nachweis längst erbracht hat und einfach nur eine Weile nicht aktiv ist, zum Beispiel über die Sommerpause oder weil sich gerade niemand im Vorstand kümmert, soll dadurch nichts riskieren. Für diese Vereine gilt jetzt ein spürbar kulanterer Ablauf: nach zwei Erinnerungen im Abstand mehrerer Wochen wird der Zugang zunächst nur pausiert, nicht gelöscht. Nichts geht verloren, alle Daten bleiben vollständig erhalten, und die Pause endet automatisch und sofort, sobald sich wieder jemand anmeldet oder eine E-Mail über die Vereinsadressen läuft. Erst wenn ein Verein über einen deutlich längeren Zeitraum durchgehend inaktiv bleibt, wird das Konto tatsächlich gelöscht, und auch dann ausschließlich mit vorherigem, verschlüsseltem Backup.

Dabei achten wir inzwischen auch genauer darauf, was "inaktiv" eigentlich bedeutet: Ein Verein, der sich zwar nie im Portal einloggt, aber ganz normal über seine Vereins-Mailadressen kommuniziert, gilt zurecht als aktiv. Beide Signale zählen, nicht nur der Login.

Und falls doch noch Geld im Spiel ist

Ein Detail, das uns wichtig war, bevor irgendein Konto automatisch gelöscht wird: Steht einem Verein noch Guthaben zu, oder läuft noch ein bezahltes Zusatzpaket, wird nichts automatisch gelöscht. Stattdessen schaut sich das jemand aus unserem Team persönlich an, damit ein offener Betrag korrekt behandelt wird, bevor irgendetwas endgültig ist.

Was das für euch bedeutet

Für die allermeisten Vereine ändert sich im Alltag nichts, ihr merkt davon gar nichts. Relevant wird es nur, wenn eine Registrierung nie abgeschlossen wurde, der Vereinsnachweis noch offen ist, oder ein Verein wirklich über sehr lange Zeit gar nicht mehr genutzt wird. Genau für diese Fälle wollten wir eine Regelung, die einerseits klar und zügig ist, und andererseits niemanden bestraft, der es ernst meint und nur gerade eine ruhige Phase hat.

Mehr zu Datenschutz und Datenverarbeitung bei Mailtory →