Newsletter für Vereine: So informiert ihr Mitglieder DSGVO-konform

Ob Einladung zur Mitgliederversammlung, Terminänderung beim Training oder Neuigkeiten aus dem Vorstand: ein E-Mail-Newsletter ist für viele Vereine der einfachste Weg, alle Mitglieder gleichzeitig zu erreichen. Damit das rechtlich sauber bleibt, gibt es ein paar Punkte zu beachten.

Braucht ihr für einen Vereins-Newsletter eine Einwilligung?

Grundsätzlich ja, außer die Information ist unmittelbar zur Erfüllung der Mitgliedschaft notwendig (z.B. die Einladung zur satzungsgemäßen Mitgliederversammlung). Für alles darüber hinaus, etwa allgemeine Vereinsneuigkeiten oder Werbung für Veranstaltungen, solltet ihr eine ausdrückliche Einwilligung einholen.

Double-Opt-in: der Goldstandard

Beim Double-Opt-in-Verfahren trägt sich ein Mitglied zunächst selbst in die Newsletter-Liste ein und bestätigt die Anmeldung anschließend über einen Link in einer automatisch versendeten E-Mail. So ist zweifelsfrei dokumentiert, dass die Anmeldung wirklich von der jeweiligen Person stammt, ein wichtiger Nachweis im Streitfall.

Der Abmeldelink ist Pflicht

Jede Newsletter-E-Mail muss einen klar erkennbaren Abmeldelink enthalten. Mitglieder müssen sich jederzeit und ohne Angabe von Gründen wieder austragen können, die Abmeldung muss dabei genauso einfach sein wie die Anmeldung.

Was gehört in ein Impressum der Newsletter-Mail?

• Vollständiger Vereinsname und Anschrift
• Vertretungsberechtigter Vorstand
• Kontaktmöglichkeit (E-Mail-Adresse reicht in der Regel)

Wie lange dürfen Anmeldedaten gespeichert werden?

Solange das Mitglied den Newsletter aktiv bezieht, dürfen Anmeldezeitpunkt und Einwilligung gespeichert werden, sie dienen als Nachweis. Nach einer Abmeldung sollte die E-Mail-Adresse aus der aktiven Liste entfernt werden, ein Protokoll der erfolgten Abmeldung darf zu Nachweiszwecken für eine angemessene Zeit aufbewahrt werden.

So geht es mit Mailtory

Das Newsletter-Tool von Mailtory übernimmt Double-Opt-in, Abmeldelink und Versandprotokoll automatisch, ihr müsst euch nicht selbst um die technische Umsetzung kümmern. Mitglieder können sich direkt im Self-Service-Portal an- und abmelden, und der Versand läuft über eure eigene, vertrauenswürdige Vereinsdomain statt über einen anonymen Massenversender.

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